Office 2016

Outlook 2016

2016 11 28 09h34 41

Utilisation d'Outlook 2016: courriel, calendrier, contacts et tâches

Votre compte de courriel fait partie de votre compte Office 365 qui est accessible de 3 façons: Par Outlook d'Office, en ligne dans Office 365 sur un appareil mobile avec l'application Outlook.

Toujours le même compte mais sur des appareils différents.

 Le même compte sur tous vos appareils Ordinateur En ligne (navigateur) Appareils mobiles
 O365 outlook multi  outlook2016 O365 outlook  outlook app

Outlook vous permet de gérer vos courriels, votre calendrier, vos contacts et vos tâches dans un seul et même logiciel sans accéder à votre compte Office 365 en ligne.

 

Contenu de la formation sur l’utilisation d’Outlook 2016

Prise en main initiale

Pages supplémentaires sur le site d'aide de Microsoft

Document d'aide

Courriel Outlook

Configuration d'Outlook

Affichage efficace dans le courrier

Organisation de la boîte de courrier

 

Traitement du courrier entrant

  • Répondre, répondre à tous, transférer

  • Enregistrer la pièce jointe

  • Sauvegarder un courriel

  • Marquer d’un drapeau (Assurer un suivi)

    (DOC Section 12 p10
    Marquez les courriels d'un drapeau pour assurer un suivi facile, il deviendra une tâche Outlook à faire et s'affichera dans le dossier Pour le suivi
    Au survol du message, Cliquer sur le drapeau pour attribuer une tâche au courriel,
    clic-droit pour choisir une date de traitement différente que le jour même options. 
  • Classer et trier le courriel dans des dossiers :

    Cliquer-glisser les messages vers le dossier voulu
    Clic droit sur le message > Déplacer > Choisir le dossierr
  • Utiliser les règles pour automatiser des tâches

    Les règles permettent de configurer des actions automatiques et systématiques lors de la réception d’un courriel.
    Ex : Déplacer les courriels provenant d’une adresse ou traitant d’un sujet vers un dossier particulier.DOC Section 24 p18
    > Clic droit sur un message > Règles > Créer une règle
    ou >Onglet Accueil > Section Déplacer > Règles > Créer une règle
  • Transformer un courriel en réunion ou en rendez-vous

    Glisser le courriel à partir de la liste vers l’icône Calendrier en bas à gauche.
    Une fenêtre calendrier est créée avec le contenu du courriel. Il reste à compléter les détails.(DOC Section 15 p11
    Les destinataires du courriel sont automatiquement ajoutés à la rencontre
  • Utiliser les Actions rapides et créez vos propres raccourcis clavier pour automatiser des actions dans Outlook

    Les actions peuvent comporter une combinaison d’opérations lancées rapidement d’un clic ou d’un raccourci clavier. 
    Ex : transférer un courriel indésirable vers Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. et ensuite supprimer le courriel.
    Cliquer Créer une tâche dans la section Actions rapides du ruban Accueil.
  • Transférer un courriel vers votre responsable avec une action rapide

    Action rapide > transférer au responsable. La 1ère fois il faut déterminer à quelle adresse c'est expédié.

 

Composer un courriel 

  • Créer et envoyer un courriel 

    (DOC Section 9 p8
    • Mise en forme du texte
    • Chercher un destinataire CSBF: Utiliser le bouton A: Écrivez le prénom de la personne pour afficher une liste réduite des membres
      Cherchez des groupes de courriels créés dans l'annuaire de la CSBF
    • Différencier cc et cci
  • Ajouter une pièce jointe (limites) 

    ou un fichier de votre OneDrive (DOC Sections 10-11-12 p9)
  • Écrire avec des hyperlien intégrés dans le texte d’un message

  • Enregistrer un brouillon

    Enregistrer sans envoyer. Le message se retrouve dans le Dossier brouillon
  • Planifier l'envoi d'un message (envoi différé)

    Options : Différer la livraison
  • Demander une confirmation de lecture ou un accusé de réception.  

    Options > Cocher l'élément voulu dns la section Suivi
    Si vous souhaitez mettre en place cette alerte de manière permanente, rendez-vous dans le menu Fichier, cliquez sur Options puis sur Courrier.
    Vous pouvez alors cocher Accusé de réception et/ou confirmation de lecture.
  • Renvoyer un message

    Plutôt que de récrire un message à retourner ou pour le réutiliser : retrouver le message dans la boîte d’éléments envoyés, l’ouvrir dans une fenêtre indépendante
    > Sous l’onglet Message, dans le groupe Déplacer, cliquez sur Actions, puis sur Renvoyer ce message.
  • Créer des modèles de courriel

    En créant un modèle de courriel, vous pourrez repartir de celui-ci pour rédiger un courriel similaire rapidement.
    Créez un modèle : Nouveau courriel > rédigez le courriel > Fichier > Enregistrer sous…> Nommer + Type :Modèle Outlook > Enregistrer

  • Envoyer un message à partir d'un modèle

    Nouveaux éléments > Autres éléments  >Choisir un formulaire > Modèles dans le fichier système.
    ASTUCE : placez le bouton Choisir un formulaire dans la barre d’Accès rapide
  • Coller du texte copié dans un nouveau courriel

    Vous voulez copier-coller du texte vers un courriel ?
    Simplement copier le texte et dans Outlook faites Ctrl-V et un nouveau message s’ouvre avec le texte prêt à enyoyer.

     

Astuces utiles

  • Expédier un courriel directement de Windows

    Clic-droit sur le fichier>Envoyer vers>Destinataire

  • Obtenir de l’aide d’Outlook

    Faites F1 ou posez la question ou un mot relatif à ce que vous cherchez dans la fenêtre

 

Calendrier Outlook

Contacts et carnet d’adresse 

Tâches 

 

Lectures intéressantes

Utiliser les raccourcis clavier pour gagner du temps

25 astuces Outlook pour être efficace

7 règles éthiques du courriel